6. Best Practice Personaleinsatz und -erhaltung

Owned by Detlev Bonkamp
Last updated: Dez. 17, 2020

Marie-Therese Dröschel


Einarbeitungskonzept für das
ASD-Team-Nord der Stadt Oldenburg

Das Einarbeitungskonzept wurde im Zuge der Leistungsorientierten Bezahlung von den Mitarbeitern Fr. Butschek, Fr. Dierken, Fr. Schau-Haupt, Hr. S. Müller und Fr. Dierken in Zusammenarbeit mit der Bereichsleitung Fr. Medelnik entwickelt.

Es war den Mitarbeitern ein Anliegen, für neue Mitarbeiter ein Verfahren zu etablieren, um den Start in das Berufsfeld ASD zu sichern und zu standardisieren.

Dabei wurden die Erfahrungen und Arbeitsbedingungen des ASD-Nord zugrunde gelegt. Zudem flossen Aspekte wie Größe des Teams, standort-bedingte Besonderheiten und weitere Rahmenbedingen in das Konzept ein. Das Konzept bietet jedoch eine Grundlage, die auch auf andere ASD-Teams übertragbar ist.

1. Einarbeitender/Mentor

  • Die Einarbeitung soll durch eine erfahrene Mitarbeiterin oder einen erfahrenen Mitarbeiter (MA) übernommen werden (mindestens 3 Jahre Tätigkeit im ASD).
  • Nach Möglichkeit sollte die/der Einarbeitende eine Vollzeitstelle bekleiden. Kann dies nicht durch einen MA in Vollzeit erfolgen, sollte die wöchentliche Arbeitszeit so hoch wie möglich sein.
  • Wenn die Vertretung der/des neuen Mitarbeiterin/Mitarbeiters die oben genannten Bedingungen erfüllt, sollte sie die Einarbeitung übernehmen.

2. Reflexion

  • Über einen Zeitraum von mindestens 3 Monaten wird es ein wöchentliches Reflexionsgespräch zwischen dem Einarbeitenden und der/dem neuen Kollegin/Kollegen geben. Bei Bedarf kann dies auf einen Zeitraum von bis zu 6 Monaten ausgedehnt werden, nach Rücksprache mit der ASD-Bereichsleitung.
  • Für einen Zeitraum von 6 Monaten wird mindestens ein Mal monatlich ein Reflexionsgespräch zwischen ASD-Bereichsleitung und der/dem neuen Kollegin/Kollegen stattfinden. Bei Bedarf wird die/der Einarbeitende teilnehmen.

3. Schriftverkehr

  • In der Regel wird über einen Zeitraum von 6 Monaten jeder Schriftverkehr (HPG, Familiengerichtsschreiben, ausführliche Anschreiben etc.) sowohl der Bereichsleitung als auch der/dem Einarbeitenden vorgelegt.

4. Einarbeitung ins Arbeitsfeld

  • Die/der neue Kollegin/Kollege erhält die Möglichkeit, bei Terminen aller Mitarbeiter des Teams zu hospitieren. Die Mitarbeiter sind dazu angehalten, dies zu ermöglichen.
  • Alle Mitarbeiter stehen zur Verfügung, die/den neuen Kollegin/Kollegen bei der eigenständigen Durchführung von Terminen zu begleiten.
  • Es sollen Termine aus allen Arbeitsbereichen durch die Begleitung abgedeckt werden.
  • Die Terminierung und die Pflege der Checkliste liegen in der Verantwortung der/des neuen Kollegin/Kollegen. Die Planung wird in den wöchentlichen Reflexionsgesprächen zwischen der/dem neuen Kollegin/Kollegen und dem Einarbeitenden durchgeführt.

5. Präsenzdienst (PD)

  • Die ersten 3 Monate ist die/der neue MA vom Präsenzdienst freigestellt.
  • Die theoretische Einweisung in den Präsenzdienst wird vom Einarbeitenden übernommen (Einweisung in die Formulare, das Telefonbuch, Straßenverzeichnis, Meldebogen).
  • Die praktische Umsetzung der Einarbeitung in den Dienst erfolgt durch den Büronachbarn.

Es werden dafür folgende Phasen durchlaufen (vorzugsweise zum Ende der
3-monatigen PD-Freistellung):

  1. der neue Kollege hospitiert beim Präsenzdienst des Büronachbarn (auf einer Etage!)
  2. der neue Kollege übernimmt den Präsenzdienst und wird begleitet durch einen Büronachbarn.

 

6. Übergabemodalitäten nach Vertretungen/Vakanzen und Neubesetzung

  • Der ausscheidende MA erstellt eine Übersicht über die Familien im Teamordner Nord.
  • Die/der Vertretungskollegin/-kollege pflegt die Übersicht während der Vakanz/Vertretungszeit.
  • Übergabe bei Hilfeplangesprächen nach Vertretungen: die/der abgebende Kollegin/Kollege führt das HPG, die/der neue Kollegin/Kollege schreibt den Hilfeplan.
  • Die Übergaben sollen zu den nächsten Hilfeplangesprächen erfolgen, wenn diese zeitnah terminiert sind.
  • Ansonsten werden die Unterlagen immer persönlich übergeben und die Familienthemen bzw. die Übergabemodalitäten besprochen. Der abgebende Kollege entscheidet, inwiefern ein gemeinsames Übergabegespräch mit der Familie sinnvoll ist.
  • Ausgenommen von der Übergabe sind Familien mit laufenden gerichtlichen Verfahren und aktuellen Krisen in den Familien.
  • Die Fallabgabe erfolgt innerhalb von 4 Monaten, spätestens nach 6 Monaten.

7. Standards der Büroausrüstung

Die Bereichsleitung gibt der Administratorin eine Übersicht der erforderlichen Grundlagen (Freischaltung des Telefons, Zugriff auf Info 51, Dienstausweis, Parkberechtigung usw.).

Den Ordner für aktuelle Dienstanweisungen fordert der Einarbeitende bei der zuständigen Fachberatungsstelle an und arbeitet diesbezüglich ein. Eine Einführung in die Dienstanweisungen erfolgt zusätzlich durch die Bereichsleitung.

Der Einarbeitende stellt eine Telefonliste (Amt, Jugendhilfeträger etc.) bereit.

Der Methodenordner wird von dem einarbeitenden Kollegen zur Verfügung gestellt.

8. Einarbeitung in PC-Programme

  • Die Administratorin arbeitet die neue, den neuen MA vor Ort in Info 51, Caesar und Outlook innerhalb der 1. Arbeitswoche ein.
  • Eine Einführung in das GenoGraph-Programm erfolgt durch die Administratorin innerhalb der ersten 4 Wochen.
  • Die Terminabsprache liegt in der Verantwortung des neuen Kollegen.