Struktur (und Aufgabenteilung) der Planungsorganisationnungsaufgaben

Sina Böhling und Jana Sperga

Leitsätze

Aufgaben müssen aufgeteilt und damit differenziert werden. Aufgaben müssen strukturell miteinander verbunden sein, Arbeitsschritte ineinandergreifen und Mitarbeiter*innen in ihren Tätigkeiten zusammenwirken.

Nachdem im vorherigen Kapitel die konkreten Planungsaufgaben von Jugendhilfeplanerinnen und Jugendhilfeplaner sowie den weiteren Leitungs- und Planungsfachkräften im Jugendamt Thema waren, befasst sich dieses Kapitel mit der Struktur und vor allem mit der Aufgabenteilung innerhalb der Planungsorganisation Jugendhilfe. Jugendhilfeplanung wird, wie bereits in Kapitel 1 beschrieben, als übergeordneter Prozess definiert, an welchem unterschiedliche Akteure mit verschiedenen Aufgaben mitwirken. Wie diese strukturell organisiert sind, zusammenarbeiten, sich abstimmen und miteinander kommunizieren, soll nachfolgend näher beleuchtet werden. Die Praxis zeigt, dass teilweise unklare Aufgabenzuschnitte vorhanden sind, Planungsakteure nicht über die Aufgaben der anderen Planer*innen informiert sind, parallel geplant und gesteuert wird und im nicht seltenen Fall kein Austausch stattfindet. Die folgenden Ausführungen sollen der Prüfung und ggf. Modifikation der eigenen Strukturen und Prozesse dienen.

Planungsorganisation und -struktur

Innerhalb einer Organisation ist zu regeln, welche Abteilung respektive welche Mitarbeiter*innen die Verantwortung und die damit einhergehenden Rechte und Pflichten innehaben. Dabei sind zwei Gegensätze zu vereinbaren:

Aufgaben müssen aufgeteilt und damit differenziert werden.
Aufgaben müssen strukturell miteinander verbunden sein, Arbeitsschritte ineinandergreifen und Mitarbeiter*innen in ihren Tätigkeiten zusammenwirken.

Aus Sicht der Arbeitsgruppe sind diesbzgl. folgende förderliche und hinderliche Faktoren zu berücksichtigen:

Förderliche Faktoren
“Form follows function” - In diesem Sinne orientiert sich die Struktur der Aufgabenteilung und Planungsorganisation an den zu erledigenden Aufgaben.
Die Struktur ist flexibel, kann sich an veränderte Aufgaben und Rahmenbedingungen anpassen.
Ein Planungsmodell ist erarbeitet worden, z. B. mit der Arbeitshilfe in Kapitel 2
Es gibt einen guten Austausch zwischen den Planungsbeteiligten (Kommunikationsstruktur).
Planungsverantwortungen und Entscheidungsbefugnisse sind eindeutig geklärt und werden von allen Beteiligten entsprechend eingehalten.
Es existiert eine Kultur des gemeinsamen Planungsverständnisses und - bewusstseins.
Für Planungsprozesse sind Mindestanforderungen und Grundsätze z. B. zu Planungsabläufen und zu beteiligenden Akteuren definiert.
Es findet ein automatischer Austausch der relevanten Daten statt.

Hinderliche Faktoren
Die Planungsstrukturen (Aufgabenverteilungen, -abgrenzungen, usw.) sind im Jugendamt nicht geklärt und kommuniziert.
Die organisationale Verortung der Planungsaufgaben wird nicht akzeptiert.
Die Planungsfachkraft wird in ihrer Rolle und Aufgabe nicht angenommen (Personalisierung eines Strukturproblems).
Leitung gibt Planungsaufgaben nicht ab.
Leitung plant nicht, steuert nicht, entscheidet nicht.
Es existieren Planungskonflikte zwischen Personen, Aufgaben und/oder Strukturen.

Planungsakteure

Zum Kreis der Planungsakteure bzw. -beteiligten werden u. a. gezählt:

Politik: Rat/Kreistag, Jugendhilfeausschuss, Jugendhilfeunterausschuss
Kreisangehörige Kommunen
Verwaltung Jugendamt: Verwaltungsspitze, Jugendamtsleitung, Leitungskräfte, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, Finanzcontrollerinnen und -controller, Fachcontrolling, Jugendhilfeplanerinnen und -planer, weitere Planungsfachkräfte (z.B. Kitabedarfsplanung, Frühe Hilfen)
Verwaltung Schnittstellen: Planungsfachkräfte wie z. B. Sozialplanung, Schulentwicklungsplanung, Abteilung Statistik, Administration Jugendhilfefachsoftware, IT-Abteilung

Zusammenarbeit und Kommunikation

Wie bereits herausgestellt wurde, ist Kommunikation und eine Abstimmung zwischen den Planungsbeteiligten notwendig, damit Jugendhilfeplanung effektiv umgesetzt werden kann. Dazu zählt z.B. der regelmäßige Austausch zwischen Fachkräften der Jugendhilfeplanung und der Führungsebene sowie eine offene Zusammenarbeit zwischen allen vorhandenen Planungsfachkräften im Jugendamt. Die Bildung einer “Steuerungsgruppe Jugendhilfe(planung)” unter Beteiligung von Leitungs- und Fachkräften wird darüber hinaus als zielführend eingeschätzt.

Planungsaufgaben

Die Planungsaufgaben wurden bereits in Kapitel 2 beschrieben. Die Herausforderung der Planungsorganisation und –struktur besteht sodann darin, diese Vielfalt an Aufgaben mit dem großen Kreis der (potenziellen) Planungsakteure zusammenzubringen und dabei dem Anspruch an Zusammenarbeit und Kommunikation gerecht zu werden. Um die im anschliessenden Selbstcheck aufgeworfenen Fragestellungen innerhalb der eigenen Organisation zu beantworten, ist es zielführend, sich einen strukturierten Überblick über die Aufgaben, Akteure und Funktionen (Verantwortungen) im Gesamtprozess Jugendhilfeplanung zu verschaffen.

Hierzu wurde eine Matrix in Form einer Excelarbeitsmappe entwickelt. Diese Matrix kann zur Eigenreflexion, aber auch für eine gemeinsame Betrachtung und Ausrichtung im (Leitungs-)Team, Jugendhilfeausschuss o.ä. genutzt werden. Aufgeführt werden die Aufgaben und Akteure, denen durch farbliche Markierungen und/oder Kürzel innerhalb der Tabelle die Funktionen (Verantwortungen) zugeordnet werden. Die Tabelle ist exemplarisch angelegt und kann bzw. muss an die individuellen Gegebenheiten in der eigenen Organisationsstruktur angepasst werden. Eine allgemeingültige Aussage oder Empfehlung ist aufgrund der Diversität der Jugendämter nicht möglich.

Ziel der Arbeitshilfe kann die Erstellung eines individuellen Planungsmodells im Ist- sowie Soll-Zustand sein. Aufgrund der Größe der Tabelle wird sie ergänzend zu diesem Dokument in einer separaten Exceldatei als digitale Arbeitshilfe für die eigene Weiterarbeit zur Verfügung gestellt.

Die Matrix zur Reflexion der Planungsorganisation in Bezug auf Aufgaben, Akteure und Funktionen können Sie im IBN-Wiki als Exceldatei herunterladen.

Download

Dieses Kapitel zur Planungskultur schließt mit einem „Selbstcheck“ ab. Folgende Reflexionsfragen dienen der internen Überprüfung der Bereiche
a) Planungsakteure,
b) Planungsaufgaben und -prozesse und
c) Planungsstruktur und -organisation:

a) Planungsakteuere

	Welche Planungsakteure in der Jugendhilfe gibt es vor Ort?
	Sind den einzelnen Akteuren die Prozesse, Aufgaben und Funktionen der unterschiedlichen Beteiligten bewusst und verständlich?
	Was müssen die einzelnen Beteiligten voneinander wissen, um Aufgabe, Funktion und Rolle ausfüllen zu können?
	Wie wird die Planungsfachkraft wahrgenommen? (z.B. Unterstützung vs. Störer)
	Sind alle anderen Akteure mit den notwendigen Befugnissen ausgestattet, um ihren Aufgaben und Funktionen (Verantwortungen) gerecht werden zu können?
	Verfügt die Planungsfachkraft über Entscheidungsbefugnisse?
	Inwieweit ist die Planungsfachkraft befugt, Prozesse zu steuern?

b) Planungsaufgaben und -prozesse

	Welche Planungsprozesse gibt es?
	Welche Aufgaben und Funktionen (Verantwortung) haben die Akteure inne?
	Wie wird gewährleistet, dass alle Planungsakteure in die Planung eingebunden sind?
	Wie kann der Informationsprozess gestaltet werden, dass Interesse und Beteiligung geweckt werden bzw. erhalten bleiben?
	Wo werden Prozesse, Aufgaben und Funktionen kompensatorisch bzw. ersatzweise wahrgenommen? = Kompetenz- und Aufgabenverschiebungen

c) Planungsstruktur und -organisation

	Wie sind die verschiedenen Planungsakteure im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe miteinander verbunden?
	Welche "heimlichen" bzw. inoffiziellen Aufgaben- und Rollenzuschreibungen gibt es?
	Wie wird damit umgegangen, bzw. welcher Umgang damit wäre erforderlich?

3. Struktur (und Aufgabenteilung) der Planungsorganisation