6. Rahmenbedingungen

6.1 Datenqualität

Eine der wesentlichen Rahmenbedingungen für ein gelingendes Controlling besteht in der Qualität von Daten, also in ihrer Eignung, die Realität exakt und zuverlässig abzubilden. Denn ein System aus Kennzahlen kann noch so gut ausgearbeitet und aussagekräftig sein, wenn aber die in die Berechnung der Kennzahlenwerte einfließenden Daten von geringer Qualität sind, sind die Ergebnisse bestenfalls unbrauchbar, schlimmstenfalls werden falsche Entscheidungen auf Basis dieser Daten bzw. Kennzahlenwerte getroffen.

Wird von „Datenqualität“ gesprochen, so ist damit meist – wie auch im vorangehenden Absatz - der sogenannte Eigenwert der Daten angesprochen, also die Genauigkeit der Abbildung eines Sachverhalts. Datenqualität umfasst jedoch auch Aspekte von Objektivität und Glaubwürdigkeit, von Datensicherheit (Wie gut sind Daten vor Verlust oder Manipulation geschützt?), Verständlichkeit (Sind die Daten einfach zu verstehen und zu interpretieren, sind sie widerspruchsfrei?) und Nutzbarkeit (Sind die Daten im interessierenden Kontext überhaupt relevant? Sind sie aktuell (genug) und vollständig?).

Um eine hohe Datenqualität zu erreichen bzw. zu bewahren, muss die Qualität an den verschiedenen Punkten des Datenverarbeitungsprozesses fortwährend kontrolliert (z. B. durch Mitarbeiterbefragungen und Plausibilitätsprüfungen unter Hinzuziehung weiterer Datenbestände) und ggf. nachjustiert werden:

6.2 Technische Unterstützung

Es gibt verschiedene softwaretechnische Werkzeuge, die das Controlling im Prozess der Datenverarbeitung und –auswertung unterstützen können:

Tabellenkalkulationsprogramme:

Bei der Erhebung eher ungeeignet, dafür empfehlenswert für einfache Auswertungen wie Häufigkeitsverteilungen, Summen und Mittelwerte in Form von Listen oder Kreuztabellen. Leicht zu bedienen, hohe Verbreitung, gute Grafikoptionen für Präsentationen. Möglichkeiten werden meist auch nicht ansatzweise ausgeschöpft, sodass hier Fortbildungen angezeigt sind.

Statistikprogramme:

Sind i.d.R. nicht allzu weit verbreitet, Bedienung nicht immer intuitiv, setzen ein „überdurchschnittliches“ Maß an Kenntnissen in Statistik voraus, sowohl um die Programme korrekt zu bedienen als auch um die Ergebnisse richtig zu interpretieren; Möglichkeiten gehen jedoch weit über die von Tabellenkalkulationssoftware hinaus (Ermittlung von Korrelationen und Signifikanzen, von Clustern und Faktoren etc.) – zwar stehen diese Auswertungen in Tabellenkalkulationsprogrammen teilweise auch zur Verfügung, dann jedoch erheblich aufwändiger zu bedienen und in der Anwendung stark eingeschränkt; auch für einfache Auswertungen analog denen der Tabellenkalkulation geeignet, teilweise komfortabler als diese.

Business Intelligence (BI)-Systeme:

Dienen der Datensammlung, -aufbereitung, -auswertung und Präsentation; umfassen unterschiedlichste Datenbestände und eignen sich daher auch als Controlling-System für die Gesamtorganisation; sowohl kostenlose Open-Source- wie auch kommerzielle Varianten erhältlich. Mögliche Auswahlkriterien sind:

Installation- und Administrationsaufwand
Differenziertes Benutzerkonzept, damit die unterschiedlichen Fachbereiche sowie Personen mit unterschiedlichsten Funktionen ihrer Zuständigkeit entsprechend das System nutzen können – datenschutzrechtliche Vorgaben müssen umsetzbar sein!
Rollenkonzept mit Anwendern, die Auswertungen „schreiben“ und solchen, die Auswertungen lediglich ausführen/nutzen
Interaktivität von Auswertungen
Unterstützung bei organisatorischen Aspekten des Controllings, wie (automatischer) Versandt von Ergebnissen oder automatische Information, sobald eine Kennzahl den vorgegebenen Sollwert-Korridor (s.o.) verlässt.