3 Funktionen und personelle Voraussetzungen

Die erfolgreiche Kommunikation und Zusammenarbeit aller Beteiligten ist die Grundvoraussetzung für ein gelingendes Fach- und Finanzcontrolling. Damit dies gewährleistet ist, sind zunächst die Funktionen der Beteiligten zu definieren und die erforderlichen personellen Voraussetzungen zu schaffen.

Im Folgenden werden die Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Akteure des Controllings, der Leitung und der Jugendhilfeplanung nähere Betrachtung finden. Die folgenden Darstellungen zu Funktionen und notwendigem Personal stellen die Position der Arbeitsgruppe dar.

3.1 Controlling

Die Funktion des Controllings ist als Querschnittstätigkeit vorgesehen. Sie hat gegenüber der Leitung eine Service-Funktion durch die Bereitstellung steuerungsrelevanter Daten zu leisten und zielt auf die Selbstkontrolle des Systems ab.

Das Controlling ist verortet in einem System aus Planung, Steuerung und Kontrolle. Der Prozess des Controllings ist in einem Regelkreis verhaftet: In einem ersten Schritt werden Ziele definiert und Leistungsmaßstäbe festgesetzt. Anschließend erfolgt die Planung der Zielerreichung bzw. Umsetzung, welche die Projekt- sowie Budgetplanung beinhaltet. Auf Basis des erstellten Entwurfs können Informationen über Abläufe, Strukturen und Kosten zur Verfügung gestellt werden. Nach Umsetzung der Maßnahme findet der Soll-Ist-Vergleich mittels Analyse von Kennzahlen statt. Im Berichtwesen werden die Ergebnisse und Abweichungen dokumentiert.

In einem abschließenden Schritt werden Abweichungen ggf. korrigiert, Gegenmaßnahmen installiert, Alternativen entwickelt und Ziele angepasst. Dies erfolgt in Zusammenarbeit und Absprache mit der Jugendhilfeplanung. Insbesondere Abweichungen spielen für den Controllingprozess eine entscheidende Rolle, da sie zum Ausgangspunkt für notwendige Maßnahmen gemacht werden können und infolgedessen die Qualitätsentwicklung initiieren.

Das interne Controlling hat somit zur Aufgabe, ein Informationssystem zu erschaffen, das Kennzahlen erfasst und aufbereitet sowie im Berichtswesen dokumentiert. Auf Basis dessen können dann im Austausch mit den betroffenen Organisationseinheiten Ergebnisse rückgekoppelt, Ursachen analysiert und Korrekturen umgesetzt werden. (vgl. Hopmann 2009, S. 4)

Die Aufgaben des Controllings umfassen im Einzelnen:

-          (Mitwirkung an der) Festlegung der zu erhebenden Daten

-          Erhebung der Daten

-          Überprüfung der Datenqualität

-          Einleitung von Maßnahmen, wenn es Probleme bei der Erhebung gibt

-          die Interpretation und Aufbereitung der Daten und Informationen (Berichtswesen)

-          die Überprüfung der Zielerreichung anhand von Abweichungsanalysen, ggf. die Entwicklung von Gegensteuerungsmaßnahmen (vgl. Kapitel 5.2.1)

-          die Koordination von Prozessen und Teilsystemen

-          die Unterstützung der Leitung bei der Entscheidungsfindung

• Identifikation von Abweichungen bezüglich Zielen, Kosten etc.
• Identifikation von Gefahren
• Entwicklung von möglichen Handlungsstrategien
  

-          das Überprüfen der Qualität der Auftragserfüllung mit dem Ziel der Entwicklung von Prozess- und Strukturqualität in Zusammenarbeit mit der Leitung und der Jugendhilfeplanung

3.2 Leitung

Die Leitungsebene hat die Funktion der Priorisierung und Operationalisierung der strategischen Zielvorgaben der Dezernenten bzw. des Jugendhilfeausschusses sowie das Erkennen und Benennen operativer und strategischer Bedarfe. Um diese Schritte vollziehen zu können sind zwei Kommunikationsrichtungen notwendig, zum einen Top down, „von oben nach unten“, bei der Operationalisierung und Priorisierung der strategischen Ziele, zum anderen Bottom up „von unten nach oben“, um operative und strategische Bedarfslagen zu erkennen. Die Kenntnisse über die einzelnen Bedarfe liegen meist auf Ebene der einzelnen Mitarbeiterin, des einzelnen Mitarbeiters. Diese wertvollen Kenntnisse nutzbar zu machen ist das Ziel von Bottom up-Prozessen und kann der Unterstützung in Entscheidungsprozessen dienen. Instrumente, auf die Sie bei der Ausgestaltung dieser Kommunikationsstrukturen zurückgreifen können, finden Sie unter Punkt 2.2.

Konkrete Aufgaben der Leitungsebene werden im Folgenden dargestellt.

Zusammen mit dem Jugendhilfeausschuss trägt die Fachbereichsleitung die Gesamtverantwortung für die Aufgabenerfüllung des gesetzlichen Auftrags. Im Rahmen der Fach- und Dienstaufsicht hat die Fachbereichsleitung die Einhaltung der vereinbarten Ziele zu kontrollieren.

Weitere Aufgaben der Leitungsebene sind die Formulierung strategischer Zielvorgaben und Zielvereinbarungen sowie das Treffen relevanter Entscheidungen für das Amt bzw. den Fachbereich (Fachbereichsleitung). Die getroffenen Ziele sollten s.m.a.r.t. gewählt und formuliert sein. Auch die Auftragsklärung liegt in der Verantwortung der Leitungsebene. Die Fachbereichsleitung klärt die Aufträge mit dem Dezernat und regelt die Verteilung der Aufgaben auf Fachdienstleitung, Controlling und Jugendhilfeplanung. Die Fachdienstleitung hingegen stimmt die Aufträge mit der Fachbereichsleitung ab und regelt ebenfalls die weitere Aufgabenverteilungen mit Controlling, Jugendhilfeplanung und weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Die Personalwahl bzw. -entwicklung stellt einen weiteren relevanten Aspekt der Leitungsebene dar und kann in Abstimmung von Fachdienstleitung und Fachbereichsleitung oder als Einzelaufgabe wahrgenommen werden. Eng verknüpft mit der Personalentwicklung sind auch der Aufbau und die Sicherung der notwendigen Kommunikationsstrukturen. Die entscheidenden Kommunikationswege zwischen Fachbereichsleitung, Fachdienstleitung, Dezernent, Controlling, Jugendhilfeplanung und weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollten eine strukturelle Verankerung finden und eine gewisse Regelhaftigkeit innehaben. Insbesondere der Fachdienstleitung kommt die Aufgabe zu, die Kommunikation zur einzelnen Mitarbeiterin, zum einzelnen Mitarbeiter sicherzustellen. Die gelebte Haltung sollte geprägt sein von der Zugänglichkeit der Leitungsperson und ihrer Offenheit gegenüber Äußerungen der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Fachdienstleitung unterstützt die Fachbereichsleitung bei der Organisationsentwicklung z. B. in Bezug auf Spezialisierungen, Strukturen, Abläufen und Standards. Sie bereitet Entscheidungen vor und führt die konkreten Umsetzungen durch bzw. begleitet diese. Zudem ist die Fachdienstleitung verantwortlich für die Standardkontrolle. Sie überprüft die Einhaltung der Vorgaben, Dienstanweisungen und Fachstandards z. B. bei der Dateneingabe oder im Bereich des Hilfeplanverfahrens.

3.3 Jugendhilfeplanung

Die Jugendhilfeplanung hat die Funktion der Steuerungsunterstützung. Ihre Aufgabe ist die Bestandserhebung der vorhandenen Angebote des Sozialraums, den existenten Angebotslücken und die Prognose wahrscheinlicher Entwicklungen. Nach der Bestandsanalyse entwickelt die Jugendhilfeplanung Fragestellungen zum Bedarf und ist zuständig für die Schaffung von Beteiligungsmöglichkeiten für Adressaten und freie Träger. Auf Grundlage von Erhebung und Analyse kann anschließend eine zielgerichtete Bedarfs- und Angebotsplanung stattfinden und eine angemessene Hilfelandschaft in Zusammenarbeit mit Controlling und freien Trägern der Jugendhilfe entwickelt und bereitgestellt werden. Die Jugendhilfeplanung überprüft und koordiniert das Zusammenwirken von strategischen Zielvorgaben für die unterschiedlichen Handlungsfelder der Jugendhilfe. Dies geschieht stets im kommunikativen Prozess mit allen Beteiligten und anhand des Zielsystems des SGB VIII:

-          Verwaltungsleitung,

-          Jugendhilfeausschuss,

-          die vor Ort tätigen freien Träger,

-          (potenzielle) Adressaten (Anspruchs- und Leistungsberechtigte).

Nach Implementierung neuer Bestandteile ist die Jugendhilfeplanung zuständig für die Evaluation sowie die Qualitätsentwicklung speziell auch im Hinblick auf die Gesamtaufgaben der Jugendhilfe. Für eine erfolgreiche Qualitätsentwicklung ist immer die Zusammenarbeit von Leitung, Jugendhilfeplanung und Controlling vonnöten.