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Oliver Münzner

Ermittlung des Personalbedarfs

Bei der Ermittlung des Personalbedarfs kann zwischen einer quantitativen und qualitativen Analyse unterschieden werden. Der quantitative Teil befasst sich mit der Ermittlung der Anzahl der benötigten Mitarbeiter*innen für die zu erledigenden Aufgaben. Der qualitative Teil fokussiert die Ermittlung von Fähigkeiten und Kenntnissen, über die Mitarbeiter*innen verfügen sollten, um den definierten Aufgabenbereich bearbeiten zu können.

Die Beratungspraxis der GEBIT Münster zeigt, dass der Schwerpunkt in den Jugendämtern in den letzten Jahren vor allem in der quantitativen Bestimmung des Personalbedarfs lag. Als Gründe können unter anderem die steigende Belastung in den Teams durch anhaltende vakante Stellen, eine deutlich höhere Fluktuation in den Teams, aber auch steigende Fallzahlen genannt werden, die die Aufgabenfülle erhöhen und zu vermehrten Überlastungsanzeigen führen.

Sofern Jugendämter an diesem Punkt Handlungsbedarf sehen, werden oft externe Beratungsinstitute mit der Durchführung einer Personalbedarfsbemessung beauftragt. Die GEBIT Münster vertritt den Ansatz, diese an die Überprüfung der Geschäftsprozesse und die damit verbundenen fachlichen Standards in dem zu untersuchenden Aufgabenbereich zu koppeln. Die Analyse- und Optimierung der Geschäftsprozesse, inkl. Überprüfung der fachlichen Standards und Betrachtung der technischen Unterstützung, bildet die Basis für die Bemessung des quantitativen Personalbedarfs für die Bearbeitung der qualifizierten Geschäftsprozesse.

Daneben bilden die optimierten Geschäftsprozesse, unter Berücksichtigung der festgelegten fachlichen Standards und der technischen Unterstützung der Aufgaben, jedoch auch die Grundlage für den qualitativen Personalbedarf. Es kann also bestimmt werden, ob eine ausreichende Anzahl an Mitarbeiter*innen mit entsprechend notwendigen Kompetenzen im Team vorhanden ist. Um einen Abgleich zwischen Ist und Soll durchführen zu können, empfiehlt die GEBIT Münster die Nutzung eines Kompetenzprofils. Dieses kann auf der Basis grundlegender fachlicher Standards entwickelt werden. Es stellt dann die Soll-Beschreibung von den Kompetenzen und Fähigkeiten dar, die für die Aufgabenerledigung erforderlich sind. Das Kompetenzprofil kann dabei von Jugendamt zu Jugendamt variieren. Wenn ein Jugendamt beispielsweise die fachliche Haltung des Case Managements vertritt, werden sowohl die fachlichen Standards als auch die daraus abzuleitenden notwendigen Kompetenzen andere sein, als bei einem Jugendamt, dessen fachliche Haltung die Beratung und enge Begleitung der Einzelfälle durch die Fachkräfte im Fokus hat.

Für die abschließende Personalbedarfsplanung erfolgt ein Abgleich zum einen zwischen der Anzahl der vorhandenen Mitarbeiter*innen und dem festgestellten quantitativen Personalbedarf, zum anderen zwischen den Kompetenzen der Mitarbeiter*innen und dem beschriebenen Kompetenzprofil. Neben der Bestimmung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs sollte die Personal-bedarfsplanung durch die regelmäßige Auswertung von Kennzahlen aus dem Personalcontrolling ergänzt werden. Relevante Kennzahlen sind beispielsweise die Altersstruktur, Renteneintritte, die Gesundheitsquote, die Fluktuationsquote oder die Mehrarbeitsquote.

Die Berücksichtigung der verschiedenen Aspekte ergibt die notwendige Planungsgrundlage, um die Leistungsfähigkeit der Jugendämter zukünftig sicherzustellen und frühzeitig zu agieren.