4 Aufbau Berichtswesen

Jetzt wird es ernst – nach der Klärung der Rahmenbedingungen und der Rollen und Zuständigkeiten geht es in die konkrete Implementierung des Controllings sowie eines regelmäßigen Berichtswesens.

4.1 Ziele

Sind die Rahmenbedingungen innerhalb der Organisation geklärt, ist die erste und wichtigste Voraussetzung für ein Fach- und Finanzcontrolling die Definition von Zielen im Zusammenhang mit den im Haushalt definierten Produkten. Soll ein Controlling wirklich innerhalb der Gesamtverwaltung funktionieren und dort auch seine Wirkung im Rahmen der Steuerung entfalten, müssen die Zieldefinitionen zu den übergreifenden kommunalen Zielen passen, zu den verwaltungsinternen und den politischen.

4.2 Kennzahlen

Nachdem nun in einem ersten Aufschlag die Ziele definiert und alle ausreichend informiert sind, muss das reguläre Berichtswesen beginnen. Das Berichtswesen orientiert sich in seiner Struktur am Aufbau der Organisation und den für jede Hierarchieebene bzw. Organisationseinheit formulierten Zielsetzungen. Zur Ermittlung der Zielerreichung im Nachhinein sowie im Vorhinein zur Festlegung von Sollvorgaben sind Kennzahlen erforderlich, die die Ziele möglichst exakt in messbarer Weise abbilden.

Die Erarbeitung von Kennzahlen geht einher mit der vorab angesprochenen Formulierung von Zielen. Um den Grad der Zielerreichung ermitteln zu können, müssen zu jedem Ziel Indikatoren bestimmt werden, anhand derer man (möglichst gut) erkennen kann, ob bzw. inwieweit das betreffende Ziel tatsächlich erreicht wurde. Das wiederum setzt größtmögliche begriffliche Klarheit bei der Zielformulierung voraus, d.h. Klarheit über die Bedeutung verwendeter theoretischer Konstrukte (z. B. soziale Lage, Migrationshintergrund, Intelligenz etc.). Der Prozess der Ermittlung besagter Indikatoren zur „Messbarmachung“ von theoretischen Konstrukten und damit des Grades von Zielerreichung wird als Operationalisierung bezeichnet. Das Ergebnis der Operationalisierung ist ein System von Indikatoren, hier Kennzahlen genannt, die zusammen genommen etwas über den Grad der Zielerreichung sagen, also das infrage stehende Ziel möglichst aussagekräftig beleuchten.[1]

Während Kennzahlen für Formalziele (z. B. Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerfüllung oder zeitnahe Aufgabenerfüllung) oftmals input- bzw. output-orientiert, daher leicht zu identifizieren und in Zahlen auszudrücken sind, lassen sich Sachziele (z. B. Selbsthilfe, Eigenverantwortung, Partizipation, Bedarfsorientierung) aufgrund ihrer Wirkungsorientierung i.d.R. deutlich schwieriger operationalisieren. Dennoch muss an dieser Stelle ausdrücklich auf die große Bedeutung von outcome-, also wirkungsorientierten Kennzahlen für eine Kommune hingewiesen werden, da allein die Menge an eingesetzten Mitteln und die damit ggf. zeitnah realisierten Maßnahmen noch keine Aussage über die letztendliche Bewältigung eines Problems erlauben, wozu die Maßnahmen gedacht waren.