5 Berichtswesen und Regelkommunikation

Dies kann man erreichen, indem man Ziele und Kennzahlen tatsächlich zum Instrument der täglichen Arbeit macht. Dies hat zwei Begründungszusammenhänge:

Wenn alle Beteiligten im Amt mit den Ziel- und Kennzahlensystem vertraut sind und sie auch inhaltlich durchdrungen haben, kann man wirklich damit steuern, da ein hohes Verständnis für die amtsinternen Ziele entstehet sowie auch eine Bindung an die Organisationsziele.
Wenn alle Hierarchieebenen verstehen, wozu diese Form der Steuerung wichtig ist und was damit bezweckt wird, bekommen die ansonsten so anonymen und lästigen Statistiken einen Sinn. Dies erhöht wiederum die Datenqualität.

Für die Kommunikationswege hat die Arbeitsgruppe sehr kleinschrittige Empfehlungen erarbeitet, diese werden je nach den örtlichen Gegebenheit und Ressourcen angepasst werden müssen. Hier wird wieder auf die bereits erwähnten hierarchisch abgestuften Gremien zurückgegriffen, wie Sie bereits in Kapitel 4.1.1 benannt wurden.

5.1 Regelkommunikation

Die Regelkommunikation sollte in der Regel jährlich angekoppelt an die Haushaltsberatungen stattfinden. Diese findet wiederum die den oben benannten zwei Gremien statt, Aufgabe ist die Definition der von Zielen, Maßnahmen und Kennzahlen immer für den nächsten Berichtszeitraum.

Gremium 1:

Auftrag: Oberziele definieren/ Maßnahmen ableiten/ Kennzahlen definieren

Teilnehmer: Leitung (FBL, FDL und fachbezogen Teamleiter/ Teamvertreter um die Perspektiven der MA einzubringen), JHP, Fach- und Finanzcontrolling, Kämmerei

Gremium 2:

Auftrag: Mittler- und Handlungsziele definieren/ Maßnahmen ableiten/ Kennzahlen definieren

Teilnehmer: Leitung (FDL und fachbezogen Teamleiter/ Teamvertreter um die Perspektiven der MA einzubringen), JHP, Fach- und Finanzcontrolling

Dienstbesprechung:

Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Überprüfung der Ziele darauf, ob sie realistisch sind.

5.2 Das Berichtswesen

Für das Berichtswesen ist das Controlling unter Beteiligung der Jugendhilfeplanung zuständig.