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5. Berichtswesen und Regelkommunikation
Dies kann man erreichen, indem man Ziele und Kennzahlen tatsächlich zum Instrument der täglichen Arbeit macht. Dies hat zwei Begründungszusammenhänge:
- Wenn alle Beteiligten im Amt mit den Ziel- und Kennzahlensystem vertraut sind und sie auch inhaltlich durchdrungen haben, kann man wirklich damit steuern, da ein hohes Verständnis für die amtsinternen Ziele entstehet sowie auch eine Bindung an die Organisationsziele.
- Wenn alle Hierarchieebenen verstehen, wozu diese Form der Steuerung wichtig ist und was damit bezweckt wird, bekommen die ansonsten so anonymen und lästigen Statistiken einen Sinn. Dies erhöht wiederum die Datenqualität.
Für die Kommunikationswege hat die Arbeitsgruppe sehr kleinschrittige Empfehlungen erarbeitet, diese werden je nach den örtlichen Gegebenheit und Ressourcen angepasst werden müssen. Hier wird wieder auf die bereits erwähnten hierarchisch abgestuften Gremien zurückgegriffen, wie Sie bereits in Kapitel 4.1.1 benannt wurden.
5.1 Regelkommunikation
Die Regelkommunikation sollte in der Regel jährlich angekoppelt an die Haushaltsberatungen stattfinden. Diese findet wiederum die den oben benannten zwei Gremien statt, Aufgabe ist die Definition der von Zielen, Maßnahmen und Kennzahlen immer für den nächsten Berichtszeitraum.
Gremium 1:
Auftrag: Oberziele definieren/ Maßnahmen ableiten/ Kennzahlen definieren
Teilnehmer: Leitung (FBL, FDL und fachbezogen Teamleiter/ Teamvertreter um die Perspektiven der MA einzubringen), JHP, Fach- und Finanzcontrolling, Kämmerei
Gremium 2:
Auftrag: Mittler- und Handlungsziele definieren/ Maßnahmen ableiten/ Kennzahlen definieren
Teilnehmer: Leitung (FDL und fachbezogen Teamleiter/ Teamvertreter um die Perspektiven der MA einzubringen), JHP, Fach- und Finanzcontrolling
Dienstbesprechung:
Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Überprüfung der Ziele darauf, ob sie realistisch sind.
5.2 Das Berichtswesen
Für das Berichtswesen ist das Controlling unter Beteiligung der Jugendhilfeplanung zuständig.
5.2.1 unterjähriges Berichtswesen
Quartalsweise werden jetzt die Daten überprüft und ausgewertet. Für das unterjährige Berichtswesen werden max. 5 budgetrelevante und max. 3 weitere an hochpriorisierten Zielen orientierte Kernkennzahlen ausgewählt, für die unterjährig die Korridorabweichungen überprüft werden. Hierzu wir ein Berichtsentwurf erstellt, der in der Dienstbesprechung vorgestellt wird. In der Dienstbesprechung können dann Erklärungsversuche gemacht werden, warum bestimmte Abweichungen zustande gekommen sind. Dieses Wissen fließt dann in eine weitere regelmäßige Gremiensitzung ein. Es nehmen die Leitungseben (FBL, FDL, ggf. Teamleiter), JHP und Fach- und Finanzcontrolling teil. Auch hier wird der Bericht vorgestellt, die Teilnehmer bekommen die Möglichkeit zur Hypothesenbildung.
In einem weiteren Schritt erfolgt die Überprüfung/ Schlussfolgerung: Haben wir unsere Ziele erreicht? (Wenn ja, warum?), wenn nein:
- messen wir richtig?
- messen wir das Richtige
- brauchen wir andere Maßnahmen?
- müssen wir unsere Ziele anders priorisieren?
- brauchen wir andere Ziele?
Abbildung von Harald Sehr, Präsentation beim Arbeitskreis Jungendhilfeplanung in Attendorn (2002)
Auf Basis der Ergebnisse aus der Gremiensitzung wird dann der unterjährige Bericht erstellt, der an Fachbereichsleitung, Kämmerei und Dezernat geht.
5.2.2 jährliches Berichtswesen
Für das jährliche Berichtswesen gelten die gleichen Vorgehensweisen, nur ist dieses umfassender und bezieht sich nicht nur auf die ausgewählten Kernkennzahlen.