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5. Berichtswesen und Regelkommunikation
Dies kann man erreichen, indem man Ziele und Kennzahlen tatsächlich zum Instrument der täglichen Arbeit macht. Dies hat zwei Begründungszusammenhänge:
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Für die Kommunikationswege hat die Arbeitsgruppe sehr kleinschrittige Empfehlungen erarbeitet, diese werden je nach den örtlichen Gegebenheit und Ressourcen angepasst werden müssen. Hier wird wieder auf die bereits erwähnten hierarchisch abgestuften Gremien zurückgegriffen, wie Sie bereits in Kapitel 4.1.1 benannt wurden.5 Berichtswesen und Regelkommunikation
5.1 Regelkommunikation
Die Regelkommunikation sollte in der Regel jährlich angekoppelt an die Haushaltsberatungen stattfinden. Diese findet wiederum die den oben benannten zwei Gremien statt, Aufgabe ist die Definition der von Zielen, Maßnahmen und Kennzahlen immer für den nächsten Berichtszeitraum.
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Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Überprüfung der Ziele darauf, ob sie realistisch sind.5 Berichtswesen und Regelkommunikation
5.2 Das Berichtswesen
Für das Berichtswesen ist das Controlling unter Beteiligung der Jugendhilfeplanung zuständig.
5.2.1 unterjähriges Berichtswesen
Quartalsweise werden jetzt die Daten überprüft und ausgewertet. Für das unterjährige Berichtswesen werden max. 5 budgetrelevante und max. 3 weitere an hochpriorisierten Zielen orientierte Kernkennzahlen ausgewählt, für die unterjährig die Korridorabweichungen überprüft werden. Hierzu wir ein Berichtsentwurf erstellt, der in der Dienstbesprechung vorgestellt wird. In der Dienstbesprechung können dann Erklärungsversuche gemacht werden, warum bestimmte Abweichungen zustande gekommen sind. Dieses Wissen fließt dann in eine weitere regelmäßige Gremiensitzung ein. Es nehmen die Leitungseben (FBL, FDL, ggf. Teamleiter), JHP und Fach- und Finanzcontrolling teil. Auch hier wird der Bericht vorgestellt, die Teilnehmer bekommen die Möglichkeit zur Hypothesenbildung.
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[1] Abbildung von Harald Sehr, Präsentation beim Arbeitskreis Jungendhilfeplanung in Attendorn (2002)
5.2.2 jährliches Berichtswesen
Für das jährliche Berichtswesen gelten die gleichen Vorgehensweisen, nur ist dieses umfassender und bezieht sich nicht nur auf die ausgewählten Kernkennzahlen.5 Berichtswesen und Regelkommunikation