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Sind die Rahmenbedingungen innerhalb der Organisation geklärt, ist die erste und wichtigste Voraussetzung für ein Fach- und Finanzcontrolling die Definition von Zielen im Zusammenhang mit den im Haushalt definierten Produkten. Soll ein Controlling wirklich innerhalb der Gesamtverwaltung funktionieren und dort auch seine Wirkung im Rahmen der Steuerung entfalten, müssen die Zieldefinitionen zu den übergreifenden kommunalen Zielen passen, zu den verwaltungsinternen und den politischen.
4.1.1 Bildung hierarchisch abgestufter Gremien
Die Arbeitsgruppe schlägt vor, für den Prozess der Zieldefinition und später für weitere kommunikative Prozesse des Controllings hierarchisch abgestufte Gremien zu bilden. Schritt 5 und 6 zeigen beispielhaft solche Gremien, die je nach kommunaler Verfasstheit auch anders zusammengesetzt sein können.
Das hier dargestellte Gremium eins hat die Funktion, sich der Definition von Oberzielen zu widmen, die auch mit dem Produkthaushalt abgeglichen werden sollten. Die Definition von Mittler- und Handlungszielen obliegt dabei verstärkt den jeweiligen Fachabteilungen und die dann die vorgegebenen Oberziele herunterbrechen.
Die zu definierenden Ziele für den Bereich der Hilfen zur Erziehung (die hier im Fokus stehen) müssen entsprechend aus den übergreifenden Zielen abgeleitet werden. Hier ist das Bild der Zielpyramide zu beachten – die Ziele sind an Hierarchieebenen und Verantwortungsbereiche angekoppelt und werden mit jeder Ebene tiefer konkreter und operationalisierter.
Im Idealfall sollten die Ziele in einem gemeinsamen Prozess zwischen den Hierarchieebenen entwickelt werden und dann im Rahmen des MbO regelmäßig überprüft und angepasst werden. Damit entfalten die formulierten Ziele eine reale Alltagswirkung sind nicht nur etwas, „was da oben passiert“.
Um das Zielsystem innerhalb des Hauses „rund“ zu machen, sollten die Ziele auch in Zusammenhang mit dem doppischen Haushalt und den dort genannten Produkten und Produktzielen stehen. Diese sind naturgemäß eher fiskalisch orientiert. Die Fachabteilung kann diese durch fachlich orientierte Ziele ergänzen bzw. konkretisieren und – falls nötig - die Produkte und Leistungen, wie sie im Haushalt genannt sind, weiter differenzieren oder zusammenfassen. Die Logik muss aber erhalten bleiben. Nur so kann Doppelarbeit bei Datenerhebung, Berechnung und Berichtswesen vermieden werden.
Ferner ist immer darauf zu achten, dass die Ziele jeweils aus den übergeordneten Ebenen heraus entwickelt werden und in einem Zusammenhang stehen.
4.2 Kennzahlen
Nachdem nun in einem ersten Aufschlag die Ziele definiert und alle ausreichend informiert sind, muss das reguläre Berichtswesen beginnen. Das Berichtswesen orientiert sich in seiner Struktur am Aufbau der Organisation und den für jede Hierarchieebene bzw. Organisationseinheit formulierten Zielsetzungen. Zur Ermittlung der Zielerreichung im Nachhinein sowie im Vorhinein zur Festlegung von Sollvorgaben sind Kennzahlen erforderlich, die die Ziele möglichst exakt in messbarer Weise abbilden.
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