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Für das Berichtswesen ist das Controlling unter Beteiligung der Jugendhilfeplanung zuständig.
5.2.1 unterjähriges Berichtswesen
Quartalsweise werden jetzt die Daten überprüft und ausgewertet. Für das unterjährige Berichtswesen werden max. 5 budgetrelevante und max. 3 weitere an hochpriorisierten Zielen orientierte Kernkennzahlen ausgewählt, für die unterjährig die Korridorabweichungen überprüft werden. Hierzu wir ein Berichtsentwurf erstellt, der in der Dienstbesprechung vorgestellt wird. In der Dienstbesprechung können dann Erklärungsversuche gemacht werden, warum bestimmte Abweichungen zustande gekommen sind. Dieses Wissen fließt dann in eine weitere regelmäßige Gremiensitzung ein. Es nehmen die Leitungseben (FBL, FDL, ggf. Teamleiter), JHP und Fach- und Finanzcontrolling teil. Auch hier wird der Bericht vorgestellt, die Teilnehmer bekommen die Möglichkeit zur Hypothesenbildung.
In einem weiteren Schritt erfolgt die Überprüfung/ Schlussfolgerung: Haben wir unsere Ziele erreicht? (Wenn ja, warum?), wenn nein:
- messen wir richtig?
- messen wir das Richtige
- brauchen wir andere Maßnahmen?
- müssen wir unsere Ziele anders priorisieren?
- brauchen wir andere Ziele?
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Auf Basis der Ergebnisse aus der Gremiensitzung wird dann der unterjährige Bericht erstellt, der an Fachbereichsleitung, Kämmerei und Dezernat geht.
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[1] Abbildung von Harald Sehr, Präsentation beim Arbeitskreis Jungendhilfeplanung in Attendorn (2002)
5.2.2 jährliches Berichtswesen