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4 Aufbau Berichtswesen
Jetzt wird es ernst – nach der Klärung der Rahmenbedingungen und der Rollen und Zuständigkeiten geht es in die konkrete Implementierung des Controllings sowie eines regelmäßigen Berichtswesens.
4.1 Ziele
Sind die Rahmenbedingungen innerhalb der Organisation geklärt, ist die erste und wichtigste Voraussetzung für ein Fach- und Finanzcontrolling die Definition von Zielen im Zusammenhang mit den im Haushalt definierten Produkten. Soll ein Controlling wirklich innerhalb der Gesamtverwaltung funktionieren und dort auch seine Wirkung im Rahmen der Steuerung entfalten, müssen die Zieldefinitionen zu den übergreifenden kommunalen Zielen passen, zu den verwaltungsinternen und den politischen.
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Diese s.m.a.r.t.en Zielkriterien gelten insbesondere für operative Ziele, v.a. die Messbarkeit und die Terminierung ist bei Oberzielen nicht immer herzustellen.
4.2 Kennzahlen
Nachdem nun in einem ersten Aufschlag die Ziele definiert und alle ausreichend informiert sind, muss das reguläre Berichtswesen beginnen. Das Berichtswesen orientiert sich in seiner Struktur am Aufbau der Organisation und den für jede Hierarchieebene bzw. Organisationseinheit formulierten Zielsetzungen. Zur Ermittlung der Zielerreichung im Nachhinein sowie im Vorhinein zur Festlegung von Sollvorgaben sind Kennzahlen erforderlich, die die Ziele möglichst exakt in messbarer Weise abbilden.
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Während Kennzahlen für Formalziele (z. B. Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerfüllung oder zeitnahe Aufgabenerfüllung) oftmals input- bzw. output-orientiert, daher leicht zu identifizieren und in Zahlen auszudrücken sind, lassen sich Sachziele (z. B. Selbsthilfe, Eigenverantwortung, Partizipation, Bedarfsorientierung) aufgrund ihrer Wirkungsorientierung i.d.R. deutlich schwieriger operationalisieren. Dennoch muss an dieser Stelle ausdrücklich auf die große Bedeutung von outcome-, also wirkungsorientierten Kennzahlen für eine Kommune hingewiesen werden, da allein die Menge an eingesetzten Mitteln und die damit ggf. zeitnah realisierten Maßnahmen noch keine Aussage über die letztendliche Bewältigung eines Problems erlauben, wozu die Maßnahmen gedacht waren.
4.3 Sollwerte für Kennzahlen
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- Gibt es Vergleichswerte?
4.4 Sollwert-Korridore für Kennzahlen
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- Um sicherzustellen, dass die Entwicklung in die richtige Richtung geht, sollte bei angestrebter Steigerung des Kennzahlenwertes der Ist-Wert des letzten Prüfzeitpunkts nicht unterschritten werden --> untere Grenze
- Ist eine Steigerung angestrebt, sollte diese aber auch nicht zu schnell gehen – eine Überschreitung des für den nächsten Prüfzeitpunkt geplanten Soll-Wertes kann genauso bedenklich sein.--> obere Grenze
4.5 Überprüfungszeiträume für Kennzahlen
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Aber Achtung: „Selbst wenn es gelingt, Kennzahlen zu entwickeln, die in direktem Zusammenhang mit der Zielerreichung einer Kommune stehen, sind diese nur als ‚Indizien‘ zu werten. Sinnvolle Kennzahlen geben Anlass für Näheres Nachschauen und haben eine Signalfunktion inne. Die Kennzahlen befreien Politiker [aber auch Controlling, Planer und Leitungskräfte; Anm. d. Verf.] nicht davon, den Indizien nachzugehen und diese auf ihre Stichhaltigkeit bzw. die dahinter sich verbergenden Wirkungsmechanismen zu prüfen. Auch obliegt es ihnen, entsprechende Steuerungskonsequenzen aus den Kennzahlenwerken zu ziehen.“ (Mühlenkamp/Glöckner 2009, S. 2-37). Das „Kennzahlenwerk“ muss also zum Leben erweckt werden!4 Aufbau Berichtswesen
[1] Dies können Kennzahlen natürlich nur dann leisten, wenn ein möglichst hohes Maß an Datenqualität (vgl. Kapitel 6.1) gewährleistet ist.